Ao planejar podemos identificar todos os passos que precisamos dar para atingir o nosso objetivo em um projeto. Isso é válido tanto para a vida pessoal como para a profissional. Por isso, sempre que iniciamos um novo projeto, por exemplo, é essencial planejarmos. Porém, há outras etapas que antecedem e procedem o planejamento e que são tão importantes quanto. Elas são conhecidas como fases de um projeto.
Porém, antes de nos aprofundarmos nas fases do projeto, precisamos compreender a real importância de um planejamento.
Qual é a importância de um planejamento prévio?
O planejamento prévio é essencial para que o projeto se concretize utilizando os recursos que se tem disponível e em tempo otimizado. Ao planejarmos, conseguimos visualizar o que é necessário fazer e quais são os possíveis problemas que podem surgir no decorrer do caminho. Assim, é possível evitar esses problemas antes mesmo que eles aconteçam.
Além disso, a equipe tem mais visão dos resultados que podem obter. Com isso, ela consegue criar um plano de ação mais certeiro para atingir seus objetivos.
Segundo o PMBOK ─ Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, do Project Management Institute (PMI) ─, um projeto é constituído não só do planejamento, mas de cinco fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Sendo assim, o planejamento é só uma parte de um processo de cinco etapas para a conclusão de um projeto.
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Por que é importante seguir todas as etapas?
Sabendo agora que para colocar em prática um projeto bem organizado e estruturado ele deve ser composto por cinco fases pode surgir a dúvida do por que é tão importante seguir todas elas.
O PMBOK é uma metodologia para gestão de projetos. Sendo assim, cada etapa dessa metodologia é composta por ações específicas. Além disso, cada fase do projeto é complementar a anterior e é a base da posterior.
Por esses motivos é que é importante seguir todas as etapas em sua ordem. Por isso, é necessário ter definido o que constitui cada fase de um projeto e qual é o objetivo dela. Aliás, é sobre isso que veremos a seguir.
Quais são todas as 5 fases de um projeto?
1. Iniciação
A iniciação é, como o próprio nome diz, a fase inicial de qualquer projeto. É nesse momento que o gestor deve analisar o projeto como uma visão macro. Perceber quais são os objetivos que se quer alcançar, quais os problemas que se quer resolver, identificar as necessidades e a viabilidade.
Além disso, é preciso identificar os riscos, as restrições e a autorização para dar continuidade no projeto. Por isso, nessa etapa é que o gestor tenta convencer a diretoria que o projeto é viável e que ele é importante para a empresa.
Aliás, é nessa etapa que também são definidas as gerências e é desenvolvido o Termo de Abertura do Projeto, em que são identificadas as razões para ele acontecer.
2. Planejamento
Com a autorização da diretoria para dar continuidade no projeto e com todos as ações da etapa de iniciação concluídas, é hora de planejar. Nessa etapa é preciso ser mais minucioso e olhar para o micro. Aliás, essa é a fase mais importante para a conclusão do projeto.
Por isso, o gestor deve desenvolver todo o plano de ação, o que inclui a definição do escopo, o cronograma, a definição e sequência de atividades, a estimativa de custos, os riscos que podem ter, o orçamento disponível, entre outras.
Além das ações, é preciso definir o gerenciamento de qualidade, dos recursos humanos, das comunicações, de risco, das aquisições e das partes interessadas. Além disso, é necessário fazer a análise quantitativa e qualitativa dos riscos.
O planejamento vai possibilitar que o projeto seja colocado em prática e concluído com sucesso. Então, é importante dedicar tempo e atenção a essa fase do projeto.
3. Execução
Com o planejamento concluído é hora de ir para a execução do projeto. É nessa fase do projeto que tudo o que foi planejado é colocado em prática.
Assim, o gestor precisa reunir a sua equipe e fazer o seu gerenciamento enquanto ela executa as tarefas. Aliado a isso, é necessário se manter fiel ao planejamento.
Porém, caso surja um imprevisto, que é algo comum de se acontecer, mesmo com o planejamento bem feito, é preciso estar pronto para lidar com isso. Assim, será preciso colocar novas metas ou modificar um pouco o cronograma, se necessário, mas sem que isso cause um grande impacto no prazo ou resultado final.
Por isso, o gestor também precisa saber como se comunicar com a equipe e sempre que houver uma mudança, todos precisam ficar sabendo. Assim, o grupo de colaboradores vai estar por dentro do que foi modificado e poder contribuir para alguma solução mais assertiva, se for o caso.
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4. Monitoramento e Controle
O monitoramento e o controle consiste em analisar o que está sendo produzido. Essa fase do projeto é importante para que o gestor possa acompanhar o desenvolvimento do projeto e consiga identificar qualquer situação que exija uma alteração de planos.
Sendo assim, o gestor deverá focar em analisar cada processo da execução do projeto. Por exemplo, se a equipe não está seguindo de forma exata o planejamento, o gestor precisa intervir e saber o que está acontecendo. Sendo assim, isso só é possível se ele estiver monitorando os processos.
Então, é necessário controlar tudo, desde os custos até o cronograma. E não podemos esquecer de monitorar os riscos.
5. Encerramento
O encerramento é a última fase de um projeto. É nessa etapa em que ele é aceito e encerrado. Sendo assim, é preciso que o cliente assine o termo de aceite do projeto, para formalizar o seu encerramento.
Além disso, é importante que o gestor reúna sua equipe e os diretores da empresa para apresentar o relatório final e as informações gerais sobre o trabalho da equipe e do projeto em si.
Aqui também é válido dar e pedir um feedback da equipe de trabalho. Assim, você pode ajudar o outro a melhorar suas qualidades e também saber em que pontos você precisa melhorar.
Ao seguir essa metodologia de gestão de projetos, o gestor consegue definir com mais clareza todas as fases de um projeto e colocá-las em prática de maneira mais efetiva. Por isso, é importante se aprofundar mais sobre o assunto e sempre continuar se atualizando.
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