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A gestão de tempo e produtividade são desafios enfrentados diariamente por todas as pessoas. Afinal, seja em casa, no escritório ou qualquer que seja o ambiente, sempre estamos fazendo algo, ainda que não esteja trazendo o retorno desejado.

Essa distância entre expectativa e realidade pode estar associada à procrastinação, mas também ao trabalho compulsivo, em que há a sensação de que o dia deveria ter bem mais de 24 horas para ser suficiente.

Ambas as situações não são saudáveis, pois geram prejuízos físicos, mentais, emocionais para a pessoa, além de um enorme ônus para a empresa em desperdício de recursos e custos.

Se você está curioso para saber como conseguir cumprir todas as tarefas no tempo certo sem ter grandes problemas com isso, não deixe de continuar a leitura deste post!

Procrastinador x Workaholic

Ambos são ineficientes com o tempo. E se te parecer injustiça comparar ao procrastinador as pessoas que não param um segundo de trabalhar, é importante frisar que procrastinação está associada a emoção e não à preguiça.

E como toda atitude nociva, tanto uma quanto a outra geram consequências negativas para quem as pratica, como por exemplo:

  • estresse;

  • ansiedade;

  • cansaço;

  • retrabalho;

  • acúmulo de tarefas;

  • baixa produtividade.

E isso vale para os dois perfis. Afinal, enquanto o workaholic faz tudo, acumula funções e traz pouco resultado, o procrastinador deixa para depois, gera gargalo e atrasa entregas.

Ambos acarretam mal-estar no ambiente organizacional e prejudicam no sentimento de realização, no prazer de fazer o que faz. Mas esses desdobramentos não são somente na empresa, existem os prejuízos pessoais também.

A vida fora do trabalho tem muito reflexo do dia a dia profissional através de inúmeras variantes. Quando a vida no trabalho se torna nociva, a pessoa sofre com problemas de saúde, falta de tempo disponível para curtir hobbies e companhias, falta de disposição e presença ausente (quando o celular não para de tocar e o WhatsApp é respondido até de domingo às 22h).

Então, se você se enxergou em uma dessas situações, vale a pena investir em hábitos novos!

Gestão de tempo e produtividade

O segredo da gestão de tempo está na organização: focar energia nos lugares certos e pela quantidade de tempo correta. Seres humanos não são máquinas, ao contrário delas, pessoas têm um limite de capacidade de concentração e assertividade.

Por isso, planejamento é uma maneira eficiente de organizar o trabalho, pois dá uma visão do todo (quantidade de tarefas e prazos), o que possibilita melhor aproveitamento do tempo e, consequentemente, melhores entregas.

No caso de estar se perguntando, ninguém foge de imprevistos, mas mostrar que nem todas as tarefas precisam ser urgentes e superimportantes o tempo todo.

Não deixe nada para depois!

gestão do tempo e produtividade

Curioso para saber como otimizar sua gestão de tempo e produtividade? Identifique as dicas que mais gostar e coloque-as em prática!

Programa-se

Planejar não só o seu dia como também a semana é importante, pois, no caso dos imprevistos, se torna mais fácil identificar como encaixar as novas tarefas ou como reorganizar as que deveriam ter sido feitas.

Neste item também é importante estabelecer uma quantidade coerente de tarefas, respeitando a duração da sua jornada de trabalho.

Utilizar ferramentas como o Google Agenda, Remember the Milk ou Week Plan pode render boas-práticas.

Divida tarefas em etapas

Existem diferentes problemas que vão desde tarefas com muitas ações envolvidas e, com isso, o risco de esquecer algumas delas durante o processo, assim como tarefas complexas tendem a ser evitadas, pois parecem nunca ter fim.

Em ambos os casos essa dica é muito útil: dividir um objetivo em várias etapas. Com isso, o que era impossível de lembrar ou cansativo só de pensar se torna uma série de ações simples.

Essa dica é relevante, principalmente, para gestores. Sair da biblioteca de histórico de e-mails e deixar de contar com a memória para saber se delegou ou não determinada função, em vez de, na dúvida, assumir a atividade e realizá-la ou cobrar injustamente algum colaborador. Tais questões podem ser resolvidas pelas ferramentas Trello, Asana e Slack.

Comece pelo mais difícil

Se uma atividade é mais complexa ou trabalhosa, vale a pena começar por ela, pois, ao terminá-la, as demais tarefas previstas para o dia serão facilmente resolvidas.

No entanto, o contrário também é válido e é possível perder a coragem e sucumbir à tentação de velhos hábitos.

Então, o melhor é prevenir e começar o dia (depois de ter dormido bem e estar com a capacidade de concentração e a produtividade nos níveis mais altos) com aquilo que mais te desafia e para não ter dúvidas, é possível utilizar o Scoro ou Toggl para manter o dia em ordem e não sair do cronograma.

Organize o ambiente de trabalho

Antes de começar a trabalhar ou depois de ter feito a tarefa, senão essa será mais uma forma de burlar a sua gestão de tempo e produtividade.

A organização do trabalho facilita o encontro de objetos, o que o otimiza tempo, diminui distrações e não te confunde (quem nunca começou a procurar algo e, após começar a busca, já não lembrava o que estava procurando e nem no que iria utilizar?).

Corte distrações

Identificar o que te faz perder tempo ou te desestimula a fazer algo é importante para que possa ser cortado da rotina ou, ao menos, disciplinado.

Para conseguir esse diagnóstico, vale a pena usar o Rescue Time para identificar possíveis páginas que tiram o foco do trabalho, mas é preciso ser vigilante com hábitos externos.

No caso de sentir muita dificuldade de concentração e falta das antigas formas de escape, vale usar a técnica de Pomodoro e utilizar os minutos de descanso nestas distrações, mas respeitando o limite para conseguir aplicar a gestão de tempo e produtividade.

Todas essas dicas demandam dedicação, pois fazem parte de uma mudança de hábito, o que nunca é simples.

O processo entre querer e conseguir praticar uma gestão de tempo e produtividade eficientes passa pela inteligência emocional, ao conseguir perceber seus sentimentos e usá-los a favor desse processo.

Por isso, clique aqui leia também o post sobre o uso do design thinking para desenvolver inteligência emocional e otimize a sua atuação e a da sua equipe!

 

Ricardo Ruffo

Ricardo Ruffo is a born entrepreneur, educator, speaker and explorer. As a writer by passion Ricardo daydreams on how the world is changing fast and how it could be.

Ruffo is the founder and global CEO of Echos, an independent innovation lab driven by design and its business units: School of Design Thinking, helping to shape the next generation of innovators in 3 countries, Echos – Innovation Projects and Echos – Ventures. As an entrepreneur, he has impacted more than 35.000 students worldwide and led innovation projects for Google, Abbott, Faber-Castell and many more.

Specialist in innovation and design thinking, with extensions in renowned schools like MIT and Berkeley in the United States. Also expert in Social Innovation at the School of Visual Arts and Design Thinking at HPI – dSchool, in Germany.

Naturally curious, love gets ideas flying off the paper. He always tries to see things from different angles to enact better futures. In his free time, spend exploring uninhabited places around the world surfing.

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