Gestão de tempo e produtividade: como otimizar a minha?

A gestão de tempo e produtividade são desafios enfrentados diariamente por todas as pessoas. Afinal, seja em casa, no escritório ou qualquer que seja o ambiente, sempre estamos fazendo algo, ainda que não esteja trazendo o retorno desejado.

Essa distância entre expectativa e realidade pode estar associada à procrastinação, mas também ao trabalho compulsivo, em que há a sensação de que o dia deveria ter bem mais de 24 horas para ser suficiente.

Ambas as situações não são saudáveis, pois geram prejuízos físicos, mentais, emocionais para a pessoa, além de um enorme ônus para a empresa em desperdício de recursos e custos.

Se você está curioso para saber como conseguir cumprir todas as tarefas no tempo certo sem ter grandes problemas com isso, não deixe de continuar a leitura deste post!

Procrastinador x Workaholic

Ambos são ineficientes com o tempo. E se te parecer injustiça comparar ao procrastinador as pessoas que não param um segundo de trabalhar, é importante frisar que procrastinação está associada a emoção e não à preguiça.

E como toda atitude nociva, tanto uma quanto a outra geram consequências negativas para quem as pratica, como por exemplo:

  • estresse;

  • ansiedade;

  • cansaço;

  • retrabalho;

  • acúmulo de tarefas;

  • baixa produtividade.

E isso vale para os dois perfis. Afinal, enquanto o workaholic faz tudo, acumula funções e traz pouco resultado, o procrastinador deixa para depois, gera gargalo e atrasa entregas.

Ambos acarretam mal-estar no ambiente organizacional e prejudicam no sentimento de realização, no prazer de fazer o que faz. Mas esses desdobramentos não são somente na empresa, existem os prejuízos pessoais também.

A vida fora do trabalho tem muito reflexo do dia a dia profissional através de inúmeras variantes. Quando a vida no trabalho se torna nociva, a pessoa sofre com problemas de saúde, falta de tempo disponível para curtir hobbies e companhias, falta de disposição e presença ausente (quando o celular não para de tocar e o WhatsApp é respondido até de domingo às 22h).

Então, se você se enxergou em uma dessas situações, vale a pena investir em hábitos novos!

Gestão de tempo e produtividade

O segredo da gestão de tempo está na organização: focar energia nos lugares certos e pela quantidade de tempo correta. Seres humanos não são máquinas, ao contrário delas, pessoas têm um limite de capacidade de concentração e assertividade.

Por isso, planejamento é uma maneira eficiente de organizar o trabalho, pois dá uma visão do todo (quantidade de tarefas e prazos), o que possibilita melhor aproveitamento do tempo e, consequentemente, melhores entregas.

No caso de estar se perguntando, ninguém foge de imprevistos, mas mostrar que nem todas as tarefas precisam ser urgentes e superimportantes o tempo todo.

Não deixe nada para depois!

gestão do tempo e produtividade

Curioso para saber como otimizar sua gestão de tempo e produtividade? Identifique as dicas que mais gostar e coloque-as em prática!

Programa-se

Planejar não só o seu dia como também a semana é importante, pois, no caso dos imprevistos, se torna mais fácil identificar como encaixar as novas tarefas ou como reorganizar as que deveriam ter sido feitas.

Neste item também é importante estabelecer uma quantidade coerente de tarefas, respeitando a duração da sua jornada de trabalho.

Utilizar ferramentas como o Google Agenda, Remember the Milk ou Week Plan pode render boas-práticas.

Divida tarefas em etapas

Existem diferentes problemas que vão desde tarefas com muitas ações envolvidas e, com isso, o risco de esquecer algumas delas durante o processo, assim como tarefas complexas tendem a ser evitadas, pois parecem nunca ter fim.

Em ambos os casos essa dica é muito útil: dividir um objetivo em várias etapas. Com isso, o que era impossível de lembrar ou cansativo só de pensar se torna uma série de ações simples.

Essa dica é relevante, principalmente, para gestores. Sair da biblioteca de histórico de e-mails e deixar de contar com a memória para saber se delegou ou não determinada função, em vez de, na dúvida, assumir a atividade e realizá-la ou cobrar injustamente algum colaborador. Tais questões podem ser resolvidas pelas ferramentas Trello, Asana e Slack.

Comece pelo mais difícil

Se uma atividade é mais complexa ou trabalhosa, vale a pena começar por ela, pois, ao terminá-la, as demais tarefas previstas para o dia serão facilmente resolvidas.

No entanto, o contrário também é válido e é possível perder a coragem e sucumbir à tentação de velhos hábitos.

Então, o melhor é prevenir e começar o dia (depois de ter dormido bem e estar com a capacidade de concentração e a produtividade nos níveis mais altos) com aquilo que mais te desafia e para não ter dúvidas, é possível utilizar o Scoro ou Toggl para manter o dia em ordem e não sair do cronograma.

Organize o ambiente de trabalho

Antes de começar a trabalhar ou depois de ter feito a tarefa, senão essa será mais uma forma de burlar a sua gestão de tempo e produtividade.

A organização do trabalho facilita o encontro de objetos, o que o otimiza tempo, diminui distrações e não te confunde (quem nunca começou a procurar algo e, após começar a busca, já não lembrava o que estava procurando e nem no que iria utilizar?).

Corte distrações

Identificar o que te faz perder tempo ou te desestimula a fazer algo é importante para que possa ser cortado da rotina ou, ao menos, disciplinado.

Para conseguir esse diagnóstico, vale a pena usar o Rescue Time para identificar possíveis páginas que tiram o foco do trabalho, mas é preciso ser vigilante com hábitos externos.

No caso de sentir muita dificuldade de concentração e falta das antigas formas de escape, vale usar a técnica de Pomodoro e utilizar os minutos de descanso nestas distrações, mas respeitando o limite para conseguir aplicar a gestão de tempo e produtividade.

Todas essas dicas demandam dedicação, pois fazem parte de uma mudança de hábito, o que nunca é simples.

O processo entre querer e conseguir praticar uma gestão de tempo e produtividade eficientes passa pela inteligência emocional, ao conseguir perceber seus sentimentos e usá-los a favor desse processo.

Por isso, leia também o post sobre o uso do design thinking para desenvolver inteligência emocional e otimize a sua atuação e a da sua equipe!

 

Echos

Designing Desirable Futures.

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