Este ano a Echos, em parceria com o Google, conduziu a facilitação do programa de Lançamento de Produtos Digitais com organizações de mídia da Ásia-Pacífico exclusivamente com equipes remotas. Este processo está sendo uma oportunidade de aprendizado para nós e para as organizações com as quais trabalhamos. No processo, nós compilamos nossos principais aprendizados e estamos empolgados de compartilhá-los com você em um formato prático e simples de implementar.
Desde as ferramentas de planejamento das sessões e cronogramas, até o aumento do envolvimento da alta gestão, as sete melhores práticas para facilitar equipes remotas são as seguintes:
1. Planejamento das sessões
Em reuniões online, há algumas regras básicas de planejamento que são essenciais para as equipes remotas. A seguir estão nossas recomendações para que você planeje uma sessão que atinja todos os seus objetivos:
- Alinhe as ferramentas que serão usadas de acordo com os objetivos da sessão. Faça pesquisa e planejamento adequados para garantir que cada ferramenta ou recurso usado conduza a equipe em direção aos objetivos;
- Defina expectativas claras para a sessão e uma agenda do que será discutido no tempo previsto. É importante garantir que o tempo será suficiente não só para atingir os objetivos, mas também para evitar o cansaço das chamadas de vídeo. Há um período curto de foco e atenção, e às vezes é melhor dividir os resultados desejados em uma série de reuniões em vez de tentar atingi-los em uma só.
2. Estime tempo extra para o aprendizado das ferramentas
Nas facilitações online, as equipes estão absorvendo o conteúdo apresentado, e ao mesmo tempo aprendendo a usar as plataformas online. Qualquer ferramenta de colaboração digital, como o Miro, Google Jam Board ou Mural, leva tempo para as equipes dominarem, e é importante lembrar que o aprendizado também é contínuo. A maneira como as ferramentas são usadas muda durante o projeto, então certifique-se de alocar tempo para explicar como usar o software na primeira sessão. Conforme as coisas progridem, inclua micro momentos de treinamento sobre novas funcionalidades que serão usadas para manter um nível de clareza, velocidade e compreensão.
3. Mantenha o engajamento e estabeleça metas claras
É importante ajudar os membros da equipe a se manterem engajados e com a sensação que estão no caminho certo, destacando que suas contribuições são importantes. Por isso, estabeleça uma meta clara para cada sessão e depois mostre à equipe como eles estão se aproximando dela. Quanto mais eles contribuem, mais eles poderão ver que estão agregando valor. Especialmente quando o objetivo final está à vista, é importante oferecer encorajamento enquanto caminham juntos em direção a um objetivo final coletivo.
4. Prototipagem Colaborativa
A prototipagem é uma etapa fundamental no projeto, sendo uma forma inicial de testar um novo produto, serviço ou conceito. O trabalho remoto criou novas oportunidades na etapa de prototipagem, permitindo condições de trabalho mais colaborativas com interações realistas com o usuário, por meio de protótipos digitais clicáveis, que antes eram feitos primordialmente por programadores e designers.
No entanto, uma vez que esse protótipo volta para a equipe, eles são capazes de usar ferramentas colaborativas online para dar feedback e fazer mudanças em conjunto com todo o grupo. Esta é uma maneira muito mais simples e refinada de trabalhar, pois todos os envolvidos serão capazes de interagir em tempo real com o protótipo em suas próprias telas. Este nível de engajamento é superior às sessões presenciais, onde as pessoas se reuniam em torno de uma única tela olhando por cima do ombro do usuário, por exemplo.
5. Aumento do Envolvimento da alta gestão
Anteriormente, nas sessões presenciais com profissionais de alta gestão na sala, era comum complicações no gerenciamento de tempo já que as reuniões eram marcadas para se encaixar em suas agendas. No entanto, com as sessões online eles podem reservar 15 minutos em seus calendários e participar da reunião de qualquer lugar. Dessa forma, obter aprovação e adesão é mais rápido e conveniente para todos os envolvidos.
É importante entender que os executivos têm pouco tempo e por isso você precisa deixar claro como gostaria que dessem feedback ou apoio. Dessa forma, eles entendem a função que devem desempenhar. Use o tempo deles com sabedoria. Envolvê-los ao longo do processo e entender quando trazê-los para darem feedback é a chave para desenvolver um envolvimento consistente com o projeto.
6. Registros Visuais
Os benefícios adicionais de se usar uma plataforma de colaboração visual, como Miro ou Mural, é que se torna um espaço organizado onde todo o trabalho anterior foi armazenado. É possível rastrear a jornada de desenvolvimento do produto sistematicamente, passando pelo conteúdo. Quando altos executivos ou outras partes interessadas se envolvem para obter feedback, isso pode ser usado como uma hierarquia visual clara para envolvê-los. Isso cria uma maneira concisa de manter registros que podem ser comunicados rapidamente e salvos para qualquer pessoa acessar no futuro.
7. Facilitar em pares
Realizar sessões online envolve fazer muitas coisas diferentes, desde o treinamento dos participantes em como usar as ferramentas online, suporte técnico quando surgirem problemas, e o gerenciamento da execução das sessões. Por isso, é uma boa ideia facilitar em pares para dividir as tarefas e manter tudo funcionando perfeitamente. Ter um segundo facilitador nas sessões resulta em duas coisas: traz um ponto de vista diferente para a discussão, e permite que o outro facilitador tenha tempo para acompanhar o que os membros da equipe estão fazendo. E o mais importante, ter outro facilitador ajuda a manter a energia alta, pois a fadiga das telas, por excesso de videoconferência, é um problema que também afeta os facilitadores e precisa ser gerenciado.
Mais informações
Trabalhar com equipes remotas pode parecer uma tarefa difícil atualmente. Apesar dos desafios, descobrimos que facilitar equipes remotas pode ser um processo ágil, colaborativo, e produzir resultados valiosos. Se você quiser saber mais, entre em contato para conhecer o nossos programas de Experiência de Facilitação e o Lançamento de Produto Digital.
Profissionais da Echos entrevistados para este post: Paulo Armi, Visual Designer e Daniel Ieraci, Service Designer.